Điểm xét học bổng khuyến khích học tập là điểm trung bình chung học tập trong học kỳ được xác định theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường ban hành (chỉ lấy điểm thi môn học lớn hơn hoặc bằng 4 điểm (theo thang điểm 10) và không tính điểm các môn học lại lần hai).

Điểm rèn luyện được xác định theo quy định của Quy chế đánh giá kết quả rèn luyện hiện hành do Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường ban hành.

Căn cứ vào kết quả điểm trung bình học tập và điểm rèn luyện trong học kỳ tương ứng với từng học kỳ xét; các Khoa tổ chức xét học bổng khuyến khích học tập theo thứ tự từ cao xuống thấp cho đến hết số suất học bổng tính theo kinh phí đã được phân bổ trong học kỳ cụ thể:

• Ưu tiên 1: Xếp loại học bổng khuyến khích học tập
• Ưu tiên 2: Điểm trung bình học tập
• Ưu tiên 3: Điểm rèn luyện

• Sinh viên có tổng số môn học đăng ký trong học kỳ phải bằng tổng số môn học được quy định theo kế hoạch đào tạo của từng ngành hoặc chuyên ngành trong học kỳ xét.
• Các môn học được miễn giảm theo quy định, các môn học vượt, các môn ngoại ngữ không chuyên sẽ được loại trừ khi xét điểm học bổng khuyến khích học tập.
• Sinh viên có kết quả học tập, rèn luyện từ loại Khá trở lên.
• Không bị kỷ luật từ mức khiển trách trở lên trong thời gian xét, cấp học bổng Khuyến khích học tập.

1. Bước 1: Phân bổ kinh phí học bổng – Thời gian thực hiện: 2 tuần

– P.CTSVTT lập công văn đề nghị phòng Tài chính – Kế toán thực hiện phân bổ học bổng Khuyến khích học tập trong học kỳ.

– Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện phân bổ học bổng Khuyến khích học tập trong học kỳ.

2. Bước 2: Lập thông báo kế hoạch thực hiện và kinh phí phân bổ – Thời gian thực hiện: 01 ngày

Căn cứ trên kinh phí phân bổ học bổng Khuyến khích học tập trong học kỳ; P.CTSVTT thực hiện thông báo kế hoạch thực hiện và đính kèm bảng phân bổ gửi về Khoa.

3. Bước 3: Cung cấp kế hoạch đào tạo trong học kỳ – Thời gian thực hiện: 03 ngày

Các Khoa căn cứ kế hoạch đào tạo trong học kỳ của từng ngành, chuyên ngành cung cấp file về phòng Công tác sinh viên và Truyền thông để thực hiện xét điểm học bổng Khuyến khích học tập.

4. Bước 4: Hỗ trợ Kiểm tra kế hoạch đào tạo và xét điểm học bổng – Thời gian thực hiện: 01 tuần/ 11 khoa

– P.CTSVTT truy cập hệ thống xét, cấp học bổng Khuyến khích học tập

(1) Thực hiện cập nhật điểm học tập;

(2) Thực hiện kiểm tra chương trình đào tạo;

(3) Nhập chương trình đào tạo vào hệ thống.

Trường hợp Khoa cung cấp không chính xác mã môn học sẽ trao đổi lại để kiểm tra và điều chỉnh cho chính xác.

5. Bước 5: Danh sách điểm học bổng Khuyến khích học tập của sinh viên – Thời gian thực hiện: 01 tuần/ 11 khoa

P.CTSVTT truy cập hệ thống xét, cấp học bổng Khuyến khích học tập và cung cấp hồ sơ cho Khoa, gồm:

• Cung cấp danh sách và số tiền học phí của sinh viên trong học kỳ
• Cung cấp danh sách điểm học bổng Khuyến khích học tập của sinh viên trong học kỳ

6. Bước 6: Thực hiện phân bổ học bổng Khuyến khích học tập và thông báo sinh viên – Thời gian thực hiện: 02 tuần

– Căn cứ trên tổng kinh phí phân bổ học bổng Khuyến khích học tập của Khoa trong học kỳ, các Khoa thực hiện xét, cấp học bổng từ cao xuống thấp cho đến hết mức kinh phí đã được phân bổ (theo mẫu 1 – HBKKHT)

– Lập danh sách sinh viên dự kiến nhận học bổng Khuyến khích học tập trong học kỳ (theo mẫu 2 – HBKKHT) và thông báo cho sinh viên được biết để kiểm tra phản hồi (nếu có)

– Sinh viên có tên trong danh sách dự kiến nhận học bổng Khuyến khích học tập trong học kỳ phải làm đơn đăng ký và cam kết thông tin xét, cấp học bổng nêu trên (theo mẫu số  04 – HBKKHT)

– Tổng hợp số tài khoản của sinh viên (theo mẫu 3 – HBKKHT)

Trường hợp Sinh viên cung cấp số tài khoản cá nhân không đúng gồm: sai số tài khoản, sử dụng số tài khoản của người khác, tài khoản đã đóng, chưa hoàn tất thủ tục tạo tài khoản với ngân hàng hoặc không cung cấp số tài khoản đúng thời gian quy định …. được xem là hồ sơ không đủ điều kiện xét, cấp học bổng.

Ghi chú: Trường hợp sinh viên đã được lập Quyết định công nhận học bổng; tuy nhiên sử dụng tài khoản cá nhân không đúng sẽ bị lập Quyết định loại sinh viên ra khỏi danh sách xét, cấp học bổng.

7. Bước 7: Tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh danh sách học bổng (nếu có) – Thời gian thực hiện: 02 tuần

– Các Khoa tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh danh sách xét, cấp học bổng Khuyến khích học tập;

(1) Thực hiện kiểm tra thông tin phản hồi của sinh viên

(2) Trả lời sinh viên rõ ràng cụ thể từng trường hợp

(3) Thực hiện điều chỉnh danh sách học bổng (nếu có).

(4) Các Khoa tổng hợp Mẫu 1 – HBKKHT, Mẫu 2 – HBKKHT và Mẫu 3 – HBKKHT gửi Phòng Công tác sinh viên và Truyền thông

Trường hợp bị lỗi hệ thống (do sai chương trình đào tạo hoặc thiếu danh sách chuyên ngành) các khoa báo về Phòng Công tác sinh viên và Truyền thông để được hỗ trợ.

8. Bước 8: Kiểm tra danh sách sinh viên đủ điều kiện – Thời gian thực hiện: 01 tuần

– P.CTSVTT Tổng hợp danh sách Mẫu 1 – HBKKHT, Mẫu 2 – HBKKHT và Mẫu 3 – HBKKHT;

– Kiểm tra số tiền học bổng Khuyến khích học tập trong ba danh sách nêu trên;

– Lập tờ trình và Quyết định đính kèm danh sách Mẫu 1 – HBKKHT,  Mẫu 2 – HBKKHT và Mẫu 3 – HBKKHT trình Hội đồng, Ban giám hiệu phê duyệt.

– Quyết định sau khi được Ban giám hiệu phê duyệt sẽ gửi về Khoa, Phòng Tài chính – Kế toán và các đơn vị có liên quan để phối hợp thực hiện.

Trường hợp các Khoa sử dụng vượt mức kinh phí phân bổ học bổng phải lập tờ trình giải thích lý do (nếu có).

9. Bước 9: Công bố Quyết định và thực hiện thanh toán học bổng khuyến khích học tập

– các khoa lập thông báo công bố Quyết định danh sách sinh viên được nhận học bổng Khuyến khích học tập trong học kỳ – Thời gian thực hiện: 03 ngày

– Các Khoa, P.CTSVTT chuyển bảng đề nghị thanh toán tiền học bổng Khuyến khích học tập cho Phòng Tài chính – Kế toán thực hiện theo hình thức chuyển khoản – Thời gian thực hiện: 02 tuần.